Automatiser l’analyse des commandes et factures par email grâce à WinDev et à l’IA

Dans un environnement professionnel de plus en plus digital, l’automatisation de l’analyse des commandes et factures via un workflow email constitue un levier décisif pour renforcer l’efficacité de votre entreprise. L’enjeu est de parvenir à extraire et structurer des données provenant de formats variés (PDF, images, Word, Excel, etc.) sans imposer un modèle unique à chaque client. C’est ici que l’IA (Intelligence Artificielle) entre en jeu, en fournissant la souplesse nécessaire pour analyser, classer et consolider automatiquement l’ensemble de ces informations.

Dans cet article, nous allons découvrir comment associer WinDev à un modèle de langage performant, afin d’extraire et traiter automatiquement les données essentielles de vos documents entrants.

1. Le défi de la collecte et de la structuration des données

Les entreprises reçoivent chaque jour un grand volume de commandes et factures par email. Ces documents arrivent fréquemment sous forme de PDF ou d’images scannées. Il devient alors impératif d’identifier rapidement :

• Le numéro de commande
• Le montant total, la TVA et les coordonnées du client
• La date de commande, la date de facture
• Les informations détaillées sur les articles (désignation, quantité, prix)

Ces informations doivent être converties en données structurées et réintégrées dans vos outils métiers (ERP, CRM, bases de données, etc.).

2. Pourquoi WinDev et l’IA sont la combinaison gagnante

Étape 1 : Récupération automatisée des emails et pièces jointes

Grâce à WinDev, il est possible d’automatiser la collecte des emails via IMAP ou POP3, puis d’extraire les pièces jointes (PDF, images, etc.) afin de les envoyer à l’IA pour analyse. Cette première étape simplifie grandement la récupération des documents et jette les bases d’un workflow email totalement intégré.

Étape 2 : Analyse et extraction des données avec un modèle de langage

Un modèle de langage moderne, combiné à la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) si nécessaire, peut traiter toutes sortes de formats (PDF, Word, Excel, images, etc.). Il identifie automatiquement les zones contenant des informations pertinentes (montant, références produit, coordonnées) et les extrait en quelques secondes seulement.

• Flexibilité : l’IA s’adapte à la mise en page et à la structure de chaque document sans nécessiter de règles fixes.
• Précision : les algorithmes avancés réduisent considérablement le taux d’erreur ou d’omission.

Étape 3 : Intégration et automatisation dans WinDev

Une fois les informations clés extraites, WinDev se charge de l’intégration dans vos systèmes existants (ERP, CRM, bases de données, etc.). Vous pouvez ainsi :

• Valider automatiquement les factures selon des seuils définis
• Archiver et indexer les documents pour un suivi rapide
• Déclencher des notifications ou des relances client en cas de retard ou d’anomalie

3. Les bénéfices de l’automatisation WinDev-IA

• Gain de temps : Fini la saisie manuelle fastidieuse, vous pouvez désormais traiter un grand volume de commandes et factures en quelques instants.
• Réduction des erreurs : En limitant l’intervention humaine, le risque d’erreur de saisie ou de doublon diminue significativement.
• Interopérabilité : Les données extraites peuvent être aisément intégrées à différents outils métiers (ERP, CRM, etc.), offrant une visibilité à 360° sur votre activité.
• Scalabilité : Le système s’adapte aux besoins grandissants de l’entreprise et à l’évolution des formats de fichiers reçus.

4. Perspectives et bonnes pratiques

Cette approche alliant WinDev et l’IA peut facilement être étendue à d’autres domaines : devis, contrats, fiches produits ou tout autre document nécessitant une extraction et un traitement automatisés. En misant sur des algorithmes de machine learning ou de traitement du langage naturel, vous pourrez encore pousser plus loin l’automatisation, la catégorisation et l’analyse de vos documents.

• Maintenance et supervision : Configurez une interface de suivi pour détecter rapidement toute anomalie dans le processus d’extraction et de traitement.
• Sécurité : Vérifiez les protocoles de chiffrement et la conformité aux réglementations en vigueur (RGPD, etc.).
• Formation continue : Mettez à jour régulièrement vos modèles pour maintenir leur efficacité face à l’évolution des formats et contenus documentaires.

Conclusion

En intégrant l’IA et WinDev dans votre processus d’analyse des commandes et factures, vous faites un pas décisif vers la modernisation et l’optimisation de vos flux documentaires. Cette combinaison offre :

• Une automatisation complète du workflow email, depuis la collecte des messages jusqu’à l’injection des données dans vos systèmes métiers.
• Une grande flexibilité pour traiter des formats variés et se conformer aux spécificités de chaque client.
• Des économies de temps et une réduction des risques d’erreur qui améliorent la productivité et la fiabilité de votre entreprise.

Prêt à passer à l’étape suivante ? Mettez en place dès aujourd’hui un workflow automatisé de traitement des documents entrants via WinDev et l’IA, et découvrez comment cette solution peut transformer votre gestion des commandes et factures !